Jak efektywnie organizować czas, aby mieć go na wszystko? W poniższym wpisie przedstawię Ci, jak zaplanować dzień, aby był maksymalnie produktywny, co pozwali Ci osiągać cele szybciej i skuteczniej.
Czym jest krzywa produktywności?
Jednym z najważniejszych narzędzi do lepszego planowania dnia jest krzywa produktywności. Ta krzywa pokazuje, kiedy są największe pokłady energii w ciągu dnia, a kiedy najlepiej jest odpocząć lub zająć się mniej wymagającymi zadaniami.
Badania pokazują, że wiele osób ma trzy szczyty produktywności w ciągu dnia: między godziną 9 a 11, między 12 a 14 oraz między 17 a 19. Warto jednak obserwować własne rytmy i dopasować plan dnia do indywidualnych potrzeb. Każdy jest inny, dlatego warto poświęcić czas, aby dowiedzieć się, kiedy jest się najproduktywniejszym.
Jak określić swoją krzywą produktywności?
Aby określić swoją krzywą produktywności, warto przez kilka dni prowadzić prosty eksperyment. Codziennie należy zaznaczać, jak się czujesz w różnych porach dnia. Można narysować wykres, na którym na osi poziomej zaznaczony jest czas, a na osi pionowej poziom energii. Zaznacz, kiedy jesteś najbardziej pełnym energii, a kiedy odczuwasz spadki. Taki wykres pomoże zobaczyć powtarzające się schematy, które można wykorzystać do lepszego planowania zadań.
Nie trzeba dostosowywać się do ogólnych schematów. To, co działa u innych, niekoniecznie zadziała u każdego. Warto obserwować swoje ciało i umysł, aby lepiej zrozumieć, jak funkcjonują.
Technika ABCDE do planowania zadań
Po określeniu swoich szczytów energii można wykorzystać technikę ABCDE Briana Tracy’ego do planowania zadań:
- A: To zadania, które muszą zostać wykonane, ponieważ w przeciwnym razie poniesione zostaną konsekwencje. Przykładem może być terminowa płatność podatku.
- B: To rzeczy ważne, ale niepilne. Mogą to być kroki do długoterminowych celów, które warto robić regularnie, aby nie stały się nagle pilnymi sprawami.
- C: To zadania przyjemne, które nie wymagają dużego zaangażowania. Mogą być wykonane w czasie spadku energii.
- D: To delegowanie zadań. Warto sprawdzić, co można zlecić komuś innemu.
- E: To eliminowanie. Należy zastanowić się, które zadania można usunąć z listy, aby skupić się na tym, co najważniejsze.
Praca w blokach czasowych
Kolejnym skutecznym sposobem na zarządzanie czasem jest praca w blokach czasowych. Polega ona na dzieleniu dnia na konkretne bloki, podczas których wykonywane są określone zadania. Dzięki temu można uniknąć rozproszeń i w pełni skoncentrować się na tym, co się robi.
Bloki czasowe warto dopasować do swojej krzywej produktywności. W czasie największej energii warto zaplanować zadania z kategorii A i B, natomiast w chwilach spadku energii zajmować się zadaniami C, które są mniej wymagające.
Nie można zapominać o przerwach! Krótka drzemka lub chwila relaksu pozwolą zregenerować się i wrócić do pracy z nową energią. Produktywność nie polega na ciągłej pracy, ale na umiejętnym zarządzaniu czasem i energią.
Zjedz tę żabę – trudne zadania na początek dnia
Jedną z najskuteczniejszych metod na realizację trudnych zadań jest zasada “Zjedz tę żabę” Briana Tracy’ego. Polega ona na tym, aby najtrudniejsze i najbardziej nieprzyjemne zadania wykonać na początku dnia, kiedy jest najwięcej energii. Dzięki temu nie będą one odkładane na później, co mogłoby powodować stres i obniżać produktywność przez cały dzień.
Trudne zadania często wydają się większe i trudniejsze, niż są w rzeczywistości. Wykonanie ich na początku dnia pozwala zyskać poczucie ulgi i skupić się na pozostałych zadaniach z większą swobodą.
Kartka na czerwone śledzie
W czasie pracy można być rozpraszanym przez różne myśli i przypomnienia. Dlatego warto mieć przy sobie, tzw. kartkę na czerwone śledzie – miejsce, gdzie zapisywane są wszystkie rzeczy, które przyszły do głowy, ale nie dotyczą aktualnego zadania. Dzięki temu można wrócić do nich później, nie tracąc koncentracji na bieżącej pracy.
To proste narzędzie pozwala utrzymać skupienie na tym, co się robi, bez rezygnowania z ważnych pomysłów czy przypomnień. Warto zaplanować czas na koniec dnia, aby przejrzeć tę kartkę i zdecydować, co z tymi notatkami zrobić – czy przenieść je na listę zadań, czy może delegować lub usunąć.
Zasada Parkinsona – ogranicz czas na zadania
Kolejną przydatną zasadą, która może pomóc w zwiększeniu produktywności, jest zasada Parkinsona. Mówi ona, że “praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie“. Oznacza to, że jeśli na jakieś zadanie przeznaczony jest cały dzień, prawdopodobnie zajmie ono cały dzień, nawet jeśli mogłoby być wykonane szybciej.
Dlatego warto ograniczać czas na zadania – nadając im konkretny limit czasu, zmusza się do większej koncentracji i efektywności. Na przykład, jeśli planowane jest sprzątanie, zamiast poświęcać na to cały dzień, warto zdecydować, że zostanie to zrobione w ciągu dwóch godzin. W ten sposób zmniejsza się ryzyko, że zadanie rozciągnie się na cały dzień.
Karty pracy do pobrania
Aby lepiej zaplanować swój dzień i zbudować zdrowe nawyki, warto pobrać przygotowane przeze mnie darmowe karty pracy. To świetne narzędzie, które pomoże Ci realizować cele i zwiększyć efektywność.
Link do kart znajduje się tutaj: narzędzia do budowania samodyscypliny.
Program “21 taktyk na produktywność”
Aby zgłębić temat i nauczyć się więcej technik organizacji czasu, warto skorzystać z kursu – “21 taktyk na produktywność”. To program, w którym znajdują się narzędzia dostosowane do różnych typów osobowości, aby można było realizować swoje cele i być bardziej produktywnym. Szczegóły dostępne są na stronie: 21 taktyk na produktywność.
Kurs składa się z krótkich, skondensowanych lekcji trwających od 8 do 13 minut. Każda lekcja zawiera ćwiczenia, które pomagają wybrać techniki najlepiej pasujące do stylu pracy i życia. Kurs pomaga lepiej zrozumieć, jakie techniki działają najlepiej, a które można pominąć.
A na koniec…
Aby być bardziej produktywnym, warto obserwować swoje szczyty energii, stosować technikę ABCDE, planować pracę w blokach czasowych i korzystać z narzędzi, takich jak kartka na czerwone śledzie. Dzięki temu możliwe będzie lepsze organizowanie czasu i realizowanie celów szybciej.
Warto wykorzystać zasady takie jak “Zjedz tę żabę” oraz zasadę Parkinsona, aby skuteczniej planować dzień. Natomiast pobranie darmowych kart pracy i wypróbowanie technik z kursu “21 taktyk na produktywność” z pewnością pomoże Ci zwiększyć Twoją efektywność.
A jeśli preferujesz słuchanie, to zapraszam Cię do 18. odcinka podcastu “Sprawdzone techniki efektywnego zarządzania czasem”
Wystarczy, że klikniesz tutaj 👉 https://barbaralech.pl/podcast/sprawdzone-techniki-efektywnego-zarzadzania-czasem/
———————————————————————————————-
Basia Lech, twórczyni unikatowych programów i narzędzi rozwoju osobistego, w tym metodologii “ZapnijPAS”, która stanowi fundament do działań i składa się z pewności siebie, asertywności i samodyscypliny. Autorka 5 książek.
