Delegowanie jest jedną z kluczowych kompetencji XXI wieku. Ta umiejętność przyda Ci się zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym. Zastanawiasz się, jak zrobić to dobrze? W tym artykule przedstawiam Ci 5 skutecznych sposobów na delegowanie zadań, które pomogą Ci w osiąganiu sukcesów. Zachęcam Cię również do subskrybowania mojego kanału, gdzie znajdziesz więcej porad i wskazówek na temat rozwoju osobistego oraz zawodowego.
Delegowanie zadań — najczęstsze błędy
Choć delegowanie zadań nie wydaje się trudne, to często popełniamy podstawowy błąd — rzucamy polecenia mimochodem, w biegu, przechodząc do następnej czynności. Niestety, w biznesie lub w domu krótkie polecenia typu “zrób to”, lub “przygotuj tamto” często kończą się niepowodzeniem, ponieważ druga strona nie zrozumiała, o co nam chodzi.
Wyobraź sobie sytuację — wychodząc na spotkanie, w pośpiechu mówisz do kogoś, aby coś zrobił, wracasz i okazuje się, że zadanie zostało wykonane źle albo wcale. Zastanawiasz się, jak to się mogło stać? Tego typu sytuacje prowadzą Cię do błędnego przekonania, że nikt tak dobrze nie zrobi tego zadania, jak Ty sam, a całe to delegowanie jest bez sensu… Wracasz więc do punktu wyjścia, chcesz wszystko wykonać sam, a to najpewniej doprowadzi Cię do przepracowania i problemów z brakiem czasu. Brzmi znajomo?
Jak skutecznie przekazywać zadania — 5 wskazówek
Delegowanie zadań to kluczowy element zarządzania Twoim czasem i efektywnością pracy, jednak nieumiejętne — może zakończyć się fiaskiem. Aby uniknąć problemów z tym związanych, przedstawiam Ci 5 skutecznych wskazówek:
1. Dobrze dobierz osoby, którym chcesz przekazać zadanie
Na samym początku sprawdź, czy osoba, którą wybrałeś, posiada odpowiednie kompetencje i umiejętności, a także czy rozumie cel zadania. Pamiętaj, że pracownicy wyłapani “na chybił trafił” często nie mają niezbędnych umiejętności i informacji, aby właściwie wykonać zadanie. Dlatego ważne jest, abyś już w momencie delegowania, zadawał pytania w celu upewnienia się, że osoba zrozumiała polecenie. Weź też pod uwagę to, że wybrana przez Ciebie osoba, może wstydzić się, zadać Ci dodatkowe pytania, ponieważ nie chce zostać posądzona o brak kompetencji.
- Określ cel zadania i swoje oczekiwania — jasno i czytelnie!
Wiele osób delegując zadanie, popełnia podstawowy błąd — przekazuje informacje dotyczące tylko i wyłącznie samego zadania, a nie mówi o swoich konkretnych oczekiwaniach. W związku z tym zawsze określaj swoje oczekiwania i dawaj wytyczne — opisz, jak Ty sam byś to zrobił, gdzie, co i jak należy zapisać… Dzięki temu zarówno Tobie, jak i osobie delegowanej, łatwiej będzie zrealizować cele. Nie przekazuj więc swojemu zespołowi zadań na oślep, lecz dokładnie i jasno określ swoje oczekiwania.
- Przekaż wszystkie niezbędne informacje (szczególnie jeśli zadanie jest skomplikowane!)
Najlepiej zrób to na papierze lub w pliku na wspólnym dysku Google, aby każda osoba miała dostęp do potrzebnych wytycznych. Oczywiście, w przypadku drobnych zadań możesz skrócić ten proces i przekazać bezpośrednio konkretnej osobie wszystkie informacje. Jeśli jednak musisz oddelegować komuś bardziej złożone zadania, na których mocniej Ci zależy, to warto stworzyć dla tej osoby „ściągę” — instrukcję, w której pokażesz, jak krok po kroku wykonać zadanie. I choć na początku może Ci się to wydawać bez sensu, ponieważ to Ty musisz zrobić lwią część pracy, to z czasem zobaczysz korzyści płynące z tego działania. W końcu po coś masz ten zespół (!), a instrukcja, którą raz przygotowałeś, może przydać Ci się wielokrotnie.
- Bądź dostępny
Pamiętaj, że w momencie zlecenia zadania, temat ten nie jest jeszcze zamknięty. Choć może Ci się wydawać, że wszystko już wytłumaczyłeś, przekazałeś, a nawet zrobiłeś instrukcję krok po kroku, to osoba, której to oddelegowałeś, może potrzebować Twojej pomocy. Bądź więc dostępny. Wyznacz czas na spotkania, podczas których będziecie śledzić postępy prac i będzie można zadać dodatkowe pytania. Lepiej, żeby Twój pracownik zadał pytanie 20 razy, niż wykonał pracę, która będzie do niczego.
Oczywiście, może się zdarzyć tak, że ktoś po prostu nie potrafi wykonać Twoich poleceń lub zwyczajnie mu się nie chce. W takim przypadku zastanów się, czy chcesz mieć taką osobę w zespole. Może lepiej znaleźć na jej miejsce kogoś, kto będzie bardziej kompetentny i będzie umiał przyjmować delegowane zadania.
Więcej na temat relacji szefa z pracownikami pisałam tutaj.
- Daj ludziom swobodę realizacji zadań
Nie ma nic gorszego niż ktoś, kto deleguje zadanie i ciągle wtrąca się w sposób jego realizacji. Wtedy to, co powinno być swobodnym i kreatywnym procesem, jest pod nieustannym nadzorem i kontrolą. Daj swobodę drugiemu człowiekowi. Zaufaj mu, że wykona swoje zadanie starannie i sumiennie (po swojemu!). W końcu każdy z nas ma inny styl pracy i może dojść do celu na wiele różnych sposobów. Nie bądź więc jak ta kracząca wrona, która ciągle przeszkadza lub jak sędzia, który podważa każdą decyzję. Takie zachowanie do niczego nie doprowadzi. Bądź otwarty, dostępny i uważny, ale też pozwól innym działać, tak jak oni chcą. To może przynieść wiele korzyści, nie tylko w temacie wykonywanego zadania, ale również dla odkrycia czegoś nowego i ciekawego.
Jak delegować zadania i osiągnąć lepsze rezultaty?
Podsumowując, w momencie, gdy zechcesz oddelegować komuś zadanie (czy to w domu, czy w biznesie) powiedz tej osobie wprost, czego potrzebujesz i jak to chcesz osiągnąć. Najważniejsze jest tutaj dokładne przekazanie informacji i celów. Daj trochę swobody i obdarz zaufaniem osobę, której przekazujesz konkretne zadanie. Nie musisz stać nad nią i poprawiać każdego kroku — każdy może przecież osiągnąć cel w inny sposób!
Jeśli chcesz nauczyć się zarządzać swoją firmą i zerwać się z krótkiej smyczy swojego biznesu, zapraszam Cię do śledzenia moich wpisów blogowych oraz kanału YouTube. W tworzonych materiałach buduję fundamenty samoświadomości i samostanowienia za pomocą swojej autorskiej metody, którą opracowywałam przez ponad 13 lat pracy. Pamiętaj — to właśnie dzięki pewności siebie i asertywności, a także samodyscyplinie, możemy osiągać nasze cele w życiu!
