Ostatnio pisałam o tym, jak dogadać się z pracownikiem, żeby wiedział, czego od niego oczekujesz a dzisiaj – zmierzymy się z informacją zwrotną i z tym, co Ty masz w swojej głowie.
Bardzo często, kiedy rozmawiam ze swoimi “menti”, czyli osobami, które przychodzą do mnie na mentoring – przedsiębiorcami prowadzącymi jednoosobowe działalności, duże spółki a nawet kilka spółek, mówią mi o tym, że kiedy mają zwrócić pracownikowi uwagę, to pojawia im się OBAWA. Obawa o to, żeby go nie urazić, żeby się nie obraził, żeby nie było mu przykro, żeby nie rzucił papierami… Czyli pojawia się lęk o utratę pracownika, a to powoduje, że to właśnie Ty stajesz się własnością pracownika a nie odwrotnie… Przestajesz myśleć o swojej firmie i o realizacji swoich celów, tylko zgadzasz się na wszystkie niedociągnięcia i fuckupy, które popełnia pracownik byleby tylko z Tobę został.
Test lusterka
Często również zatrudniamy pracownika na test lusterka a mianowicie – jeśli oddycha, to bierzemy go do firmy a później jesteśmy zrozpaczeni, że nasze firmy nie rosną, że nie osiągamy takich efektów, jakie zakładaliśmy a czasem wręcz – generujemy straty zamiast zysków. To wszystko ma się do siebie jak zespół naczyń połączonych…
To Ty jesteś pierwszym ogniwem, który powinien wiedzieć, po co prowadzisz swój biznes i po co zatrudniasz pracowników.
Często również, w głowach przedsiębiorców pojawia się myśl: “Czy ja, aby nie przesadzam z wymaganiami? Czy nie powinienem się cieszyć, że ten pracownik przychodzi do pracy, jest rzetelny, nie kradnie, a ja jeszcze wymyślam, bo nie dowiózł…?” No i tu zaczyna się litania…
Musisz zdecydować…
co jest dla Ciebie kluczowe – posiadanie pracownika, który pracuje jako tako, czy chcesz budować firmę z mistrzowskim zespołem i ludźmi, którzy wiedzą, czego Ty od nich oczekujesz.
Sama informacja zwrotna jest kluczowa dla drugiego człowieka
Jeżeli Twój pracownik dostaje feedback, niezależnie czy to jest feedback korygujący czy pozytywny, to on jest w tzw. “czyśćcu”. On sam nie wie, czy jego działania są doceniane, czy są dobre.. W takiej sytuacji pracownik bardzo często gaśnie, zapada się w sobie a jego inicjatywa i chęć działania spada, bo nie potrafi sobie odpowiedzieć: “Czy Ty, Szefie, jesteś zadowolony?”
Więc tak naprawdę to, o czym będziemy dzisiaj mówili będzie się mogło odnosić zarówno do tego, żeby pracownikowi zwrócić uwagę ale również będę Cię zachęcać do tego, żeby zapraszać pracownika na rozmowę, podczas której dajesz mu dobrą informację.
I tutaj zapewne pojawia Ci się myśl “A co jeśli ten pracownik będzie chciał podwyżkę, a co, jeśli przewróci mu się w głowie, a co…, itd”
I tutaj znowu wracamy do… lęku. Jeśli podchodzisz do swoich pracowników z lękiem i masz obawy, że oni Cię zostawią, jeśli będziesz zbyt bardzo wymagający lub jeśli będziesz zbyt bardzo doceniający, to tak naprawdę sam nie cenisz siebie i firmy, którą prowadzisz. Bo jeśli Ty będziesz miał przekonanie, że to miejsce, że to środowisko, że warunki jakie dajesz pracownikom i to, co wnosisz do ich życia jest dla nich dobre i jest wartością, to wtedy te dylematy nie pojawiałyby się u Ciebie na co dzień.
A przecież… no właśnie, wracamy do punktu wyjścia – po co otworzyłeś biznes, po co zatrudniłeś pracowników, przecież nie prowadzisz ochronki, nie przyjmujesz ludzi, by po prostu dać im wypłatę, bo po prostu są, tylko prowadzisz przedsiębiorstwo, które ma wzrastać.
Nie jesteś dzieckiem
Nie możesz się bać reakcji drugiej osoby, tego jak ona zareaguje, kiedy Ty będziesz oczekiwać od niej, uwaga! pracownik musi wiedzieć, czego od niego oczekujesz!
I teraz zapewne powiesz: “Basia, Ty nie rozumiesz, bo mój biznes jest specyficzny, bo u nas to tak nie działa, bo na rynku…, itd” NIE! To Ty nie rozumiesz! Działasz na szkodę własnej firmy. Jeżeli pracownik się zwolni bo będziesz zbyt wymagającym szefem, zbyt upierdliwym lub zbyt często zwracającym uwagę, to owszem poniesiesz tego konsekwencje, to jest fakt! Tylko, że jeśli masz pracownika, który nie robi tego, na co z się z nim umówiłeś, to i tak ponosisz konsekwencje. To jest coś, co musisz zobaczyć, co musisz zrozumieć bo inaczej nigdy nie będziesz miał odwagi do tego, żeby stanąć w tej prawdzie i rozmówić się z tym pracownikiem wiedząc, że ten najbardziej czarny scenariusz wygląda tak, że on rezygnuje z pracy. Tylko jeśli on rezygnuje z pracy tylko dlatego, że prosisz go o wykonanie obowiązków, na które się umówiliście, tzn. że on nie chce pracować. A Ty masz tylko zamrożone miejsce i wyobrażenie, że on będzie działał, że on się jakoś odbije. A tak naprawdę mrozisz potencjał swojej firmy. Przestań to robić!
A jak powinno wyglądać spotkanie z pracownikiem i informacja zwrotna?
Pewnie nieraz słyszałeś o sytuacji “na kanapkę” – pochwalić, opieprzyć i pochwalić! Albo kolejny mit – najpierw trzeba zrobić dobrą atmosferę: “Może się napijesz kawy, jak tam żona, jak dzieci?” – czyli uprawiamy small talk. A prawda jest taka, że większość pracowników idąc do gabinetu szefa – ma pełno w gaciach. Pracownik tylko czeka na ścięcie, czeka aż ta bomba wybuchnie, więc tak naprawdę, szkoda czasu Twojego i pracownika. Jest oczywiście jeszcze parę innych metod, które gdzieś pewnie słyszałeś, które kiedyś działały, niestety dzisiaj już niespecjalnie.
Pokażę Ci parę krótkich punktów, które pomogą Ci dobrze poprowadzić spotkanie z pracownikiem. Zachęcam Cię do stworzenia przestrzeni, że kiedy mówisz do pracownika: “Czy mogę Cię prosić na rozmowę?” to nie może oznaczać wyroku, tylko to ma być informacja, że chcesz z nim porozmawiać.
Jak to zrobić?
Prowadź takie rozmowy wtedy, kiedy trzeba tego pracownika przywołać do porządku, dowiedzieć się, co się dzieje, dlaczego nie wykonuje założonych celów ale też wtedy, kiedy on zrobi coś dobrze.
Bardzo często wydaje nam się, że jedynym motywatorem dla pracowników są pieniądze, że dostaną podwyżkę, że dostaną jakiś tam bon, 13-tkę. Tymczasem badania pokazują, że zwłaszcza na wyższych stanowiskach, takim motywatorem jest docenienie. Pracownik musi wiedzieć, że jest ważną częścią zespołu, że jest ważną częścią firmy. Przejrzysta atmosfera w firmie powoduje, że ten pracownik chce być tu gdzie jest pomimo tego, że inne firmy chcą go podkupić za większe pieniądze.
Jak zbudować kulturę w organizacji, aby pracownicy szli na spotkanie z Tobą, Drogi Szefie?
Przede wszystkim, przygotuj się do tej rozmowy. Nie na zasadzie, w biegu: “Kowalski do mnie, musimy pogadać!” i cały zakład zamiera mówiąc: “ooo, narozrabiał” Tylko przekaż tę informację w inny sposób: “Wpadnij do mnie proszę za godzinę” albo “O której masz chwile przerwy, żebyśmy mogli porozmawiać?”. Ale uwaga, Ty sam wcześniej odrób swoje zadanie! Odpowiedz sobie na pytanie: “Po co chcesz się z tym pracownikiem spotkać i jaka jest Twoja intencja?”
Często wytrzymujemy tak długo, że kiedy ten pracownik wchodzi do gabinetu, to po zastosowaniu tych metod, o których wspominam wyżej, po prostu spuszczamy na niego bombę, która sprawia, że atmosfera jest niesprzyjająca do szukania rozwiązań, powoduje, że pracownik się zamyka, bo już wpada w swój tryb awaryjny, smutek lub złość, albo… myśli właśnie o tym, aby rzucić papierami.
Więc zastanów się, po co chcesz się spotkać z pracownikiem – jaka jest Twoja intencja?
Czy Ty chcesz go zwolnić? Czy chcesz mu dać ostateczną reprymendę? Czy chcesz z nim pogadać? Czy chcesz wiedzieć, co się u niego dzieje, że pomimo kolejnych monitów, on nadal nie realizuje swoich zadań i celów?
A teraz zobacz – pracownik, który się nieustannie spóźnia. Ty z nim już wielokrotnie rozmawiałeś, że ma tak nie robić, on Ci obiecywał prawdziwą poprawę, a nadal się spóźnia – to właśnie w takiej rozmowie, gdzie przestrzeń i otwartość na to, by on się wypowiedział, by znaleźć wspólne rozwiązanie – możesz się dowiedzieć, że on się spóźnia bo musi dziecko odprowadzić na 8:00 do przedszkola. I dlatego jest codziennie o 8:15 bo nie ma innej możliwości. I wtedy możecie wspólnie poszukać rozwiązania, że on przyjdzie te 15 min. później i zostanie te 15 min. dłużej.
Albo możesz sobie powiedzieć, że dla Ciebie to jest nieakceptowalne, bo Ty potrzebujesz, żeby on o 8:00 rozpoczynał pracę już na swoim stanowisku. Masz wtedy jasny, rzeczowy obraz tego, co się dzieje i jeśli stworzysz atmosferę, w której będziesz chciał tego pracownika wysłuchać, zrozumieć i znaleźć wspólnie rozwiązanie danej sytuacji, to wtedy ludzie będą chcieli do Ciebie przychodzić i z Tobą rozmawiać.
Więc, jaka jest intencja tego spotkania?
Co chcesz temu pracownikowi powiedzieć- to jest kolejna rzecz, nad którą się musisz zastanowić i uwaga!, co chcesz osiągnąć. Bo jeśli Ty wiesz, że chcesz tego pracownika zwolnić i taka jest intencja tego spotkania, to wiesz jak się do tego przygotować- co nie dowiózł, co zawaliło, nie chcesz przedłużać z nim umowy i kończysz tę współpracę. Jeśli to jest Twoja ostateczna decyzja, to temat jest zamknięty i bez względu na to, co powie pracownik, ta sprawa jest zakończona.
Natomiast jeśli myślisz o tym, że potrzebujesz się dowiedzieć, co się dzieje, bo jest to pracownik, którego cenisz ale coś się wydarza, że on nie dowozi, to wtedy przekazujesz mu: “Drogi pracowniku, co się dzieje? Rozmawialiśmy już trzykrotnie, że masz być punktualnie a to się nadal nie zmieniło? Dla mnie to jest niedopuszczalne, rozpoczynamy pracę o 8:00. Powiedz mi, co takiego się w Twoim życiu dzieje, że Ty zawsze jesteś spóźniony? Czy możemy znaleźć na to jakieś rozwiązanie?”
Czyli doprowadzasz do sytuacji, co mu chcesz przekazać – szukacie rozwiązania. Chcę osiągnąć to, że on zostanie u mnie ale ja chcę wiedzieć, co jest przyczyną, co mnie jako szefa frustruje.
I to, co jest ważne w takich rozmowach to to, żeby rozmawiać nie poprzez emocje, tylko poprzez fakty. Mówić o danych sytuacjach okiem kamery. I to, co wyżej napisałam: “Dlaczego Ty się spóźniasz?” To już jest trochę piętnowanie, to jest też fakt ale jeśli powiemy: “Drogi pracowniku, w zeszłym tygodniu, 2 tygodnie wcześniej i w tym tygodniu również byłeś 15 minut po oficjalnym rozpoczęciu pracy. Co takiego się dzieje?” Czyli mówisz o faktach, nie o tym: “Dlaczego Ty się ciągle spóźniasz, co ja mam z Tobą zrobić?.” Nie traktuj tego pracownika jak dziecko, tylko mów o faktach: “Drogi pracowniku, umawialiśmy się, że raport będzie na wczoraj. Nie było go. Wczoraj po południu rozmawialiśmy, że ostatecznym terminem jest dzisiaj rano. Zgodziłeś się, że ten termin jest realny a ja nadal nie mam raportu. Powiedz mi, jakie rozwiązanie proponujesz w tej sytuacji? Co możemy zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji w przyszłości? Czego potrzebujesz, żeby dowozić te rzeczy na czas?”
Musisz się dobrze zastanowić, co Ty mu chcesz zaoferować?
Mów o faktach, pytaj, zadawaj dużo otwartych pytań, żeby to pracownik mógł odpowiedzieć, nie naprawiaj za niego, powiedz mu: “I co teraz proponujesz zrobić i jakie masz rozwiązanie tej sytuacji? Jaki jest Twój dalszy plan? Albo podpowiedz mi, jak mam się zachować w sytuacji, w której się ze mną umawiasz na różne rzeczy i one się nie realizują?” Daj mu przestrzeń do mówienia, oddaj mu odpowiedzialność a przede wszystkim słuchaj, co on do Ciebie mówi.
Jestem przekonana, że masz 10 rozwiązań danego problemu, że masz 10 pomysłów, co z tym zrobić i że Ty wiesz, co zrobić z pracownikiem, który się ciągle spóźnia albo który nie dowozi umówionych rzeczy na czas ale pozwól, że to ten pracownik wymyśli, co z tym zrobić. A jeśli on Ci powie: “Nie wiem, szefie”. To odpowiedz mu: “To pomyśl nad tym i spotkajmy się znowu jutro”. Oddaj mu tę odpowiedzialność. Często w naszych biznesach jest tak, jakbyśmy prowadzili przedszkole albo ochronkę. Pracownik narozrabia a my robimy porządki i szukamy rozwiązań. Ale!, po drugiej stronie jest drugi wartościowy człowiek, który został przez Ciebie zatrudniony na bazie kompetencji, jakie Ci obiecał. Daj mu się rozwinąć. Pozwól mu wziąć odpowiedzialność za swoje stanowisko i zobacz, co z tego wyniknie.
